ETAPAS E PROCEDIMENTOS DE UM PLANO OPERACIONAL

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Plano Operacional

 

Após a elaboração de um Plano de Negócios, é hora de colocá-lo em prática. Mas como fazer isso? É justamente sobre isso que falaremos agora.

 

Esta parte do plano de negócios trata do “como fazer”. O Plano Operacional descreve como a empresa está estruturada: suas instalações físicas, equipamentos, processos, metodologias etc. O empresário também faz estimativas acerca da capacidade produtiva ou de quantos clientes a empresa consegue atender, além de informar quantos serão e as tarefas designadas a cada funcionário envolvido no processo.

 

 

Plano Operacional: O que é?

 

Toda empresa moderna possui em sua cultura organizacional três conceitos estratégicos: missão, visão e valores. Para que essa tríade seja colocada em ação, é preciso de um plano organizacional.

 

Plano Operacional é a formalização dos objetivos, metas e procedimentos que a empresa deverá seguir. É a materialização em forma de documentos e metodologias que são geralmente escritos pelos colaboradores da empresa, seus supervisores, líderes, gerentes ou diretores.

 

O planejamento é uma atividade rotineira. Deve fazer parte do dia a dia da empresa. O planejamento consiste basicamente em mapear as situações da empresa na busca de resoluções de problemas e soluções inovadoras para o alcançamento dos objetivos.

 

 

Etapas e procedimentos de um Plano Operacional

 

O Plano Operacional é a parte mais detalhada do planejamento. Trata-se de um documento no qual os responsáveis de uma organização estabelecem os objetivos que desejam que sejam cumpridos e estipulam os prazos e passos necessários e as direções a serem seguidas em cada etapa desse processo.

 

Além disso, o Planejamento Operacional deverá ser revisto de tempos em tempos, sempre buscando um aprimoramento, atualização ou ajuste de alguma fase do processo. Você poderá usar métodos para realizar essa revisão, como, por exemplo, o método PDCA ou de Melhoria Contínua.

 

O conceito de planejamento é fácil de se entender. Trata-se de uma atividade de gerenciamento que é usada para estabelecer prioridades, fortalecer as operações, garantir que as partes interessadas estejam trabalhando com os mesmos objetivos e concentrar energia e recursos que serão dispensados, além de estabelecer acordos e metas para a alcançar os resultados pretendidos.

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Um bom planejamento consiste das seguintes etapas:

 

Procedimentos: são os passos para a ação e são mais específicos do que as políticas organizacionais, uma vez que as políticas são usadas para pensar e decidir enquanto os procedimentos são usados para o próprio fazer acontecer.

Os procedimentos constituem-se em passos detalhados indicando como uma determinada tarefa deve ser cumprida ou um objetivo deve ser alcançado. Entre os principais procedimentos estão:

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• Orçamentos: São os planos operacionais relacionados à parte financeira de um departamento da empresa ou de toda ela.

• Métodos: São usados para executar as atividades rotineiras. Os fluxogramas são bons exemplos para colocar os procedimentos em ação, além de ferramentas como mapas mentais, entre outras.

• Regras e códigos: são os planos operacionais relacionados com o comportamento desejado para os colaboradores da organização, auxiliando-os ao que devem ou não fazer.

• Programas: Consistem em planos que correlacionam duas variáveis: atividades e o tempo que devem ser realizadas (geralmente utilizando-se cronogramas, métodos visuais físicos ou informatizados, por exemplo);

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Também é ideal, sempre que possível, realizar um planejamento operacional para cada atividade do processo. É bom fazer um levantamento de quais são os procedimentos a serem realizados para a execução de cada tarefa, qual será a previsão do custo total e quanto de tempo será investido em sua realização, além das pessoas designadas a realizarem tais tarefas.

 

Para ter um plano operacional bem-sucedido também é fundamental estipular metas e prazos razoáveis para serem alcançados. Dica: Dê uma única meta e prazo razoáveis para toda a equipe e metas individuais para cada membro da equipe. Lembre-se que metas e prazos desarrazoáveis gerarão apenas frustações para equipe!

 

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A importância de um bom Planejamento Operacional

 

Para atender às demandas do mercado, o planejamento operacional da empresa deve ser realizado pensando na sua eficiência comercial e lucratividade.

 

O planejamento ajuda a empresa a ficar organizada, com melhor rendimento da produção e customização do tempo.

 

O tempo de realização, profissionais qualificados para realizarem as tarefas, os resultados a serem alcançados, planos B (e C, D etc.) para enfrentar eventuais transtornos e as projeções de todos os custos envolvidos desde o início até o fim figuram entre os itens de um bom planejamento.

 

O planejamento estratégico também evita problemas internos e externos. Também funciona quando os objetivos de longo prazo da empresa são expostos e o resto é ajustado para alcançar esse objetivo da forma mais eficiente possível.

 

Quando se consegue montar um bom planejamento, dificilmente o negócio sofrerá com falhas bruscas e imprevistas, possibilitando que a empresa consiga se reerguer em caso de revés, já que provavelmente terá um plano B (C, D etc.) para uma situação adversa.

 

 

Para encerrar essa matéria, destacaremos a importância do uso de ferramentas administrativas como cronogramas, orçamentos, organogramas e metodologias para a criação e realização de um bom plano operacional. Estas ferramentas e metodologias ajudam na padronização de ações operacionais que buscam atingir os objetivos e metas propostos. Destacamos, entre elas:

 

• Análise SWOT

• 5W2H

• Mapas Mentais

• Canvas

• Lean Startup e MVP

• Ciclo PDCA

• Melhores Práticas

 

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Dica: Para saber mais, basta clicar em cada item acima que você será redirecionado para um link com mais informações!

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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Recapitulando...

 

Para executar um plano operacional eficiente é necessário:

 

1. Analisar as ideias e os objetivos propostos.

2. Definir até onde você quer chegar.

3. Formar uma equipe com profissionais qualificados.

4. Elaborar preferencialmente um planejamento operacional para cada atividade fundamental ao negócio.

5. Estipular metas e prazos razoáveis.

6. Estar sempre revendo o planejamento operacional.

7. Utilizar as várias ferramentas disponíveis no mercado.

 

Até a próxima!

 

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6 passos para abrir seu novo negócio - Sebrae

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Fontes deste artigo:

 

Como elaborar um plano de negócios_17 x 24.indd (sebrae.com.br)

 

Plano Operacional – Gestão no Campo (gestaonocampo.com.br)

 

Startup: o que é e como fazer um modelo de negócios - Sebrae

 

 

Imagens do blog:

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