Dicas para o Plano Operacional | Fatec GNI 15 Turma

6 DICAS PARA VOCÊ COMEÇAR A CRIAR O PLANO OPERACIONAL DO SEU EMPREENDIMENTO

Todos nós compreendemos a importância de um bom Plano Operacional e a capacidade que este tem em alavancar ou promover seu negócio rumo ao sucesso. Mas a grande questão é: “mas como farei isso?”. No intuito de lhe ajudar a elaborar um bom Plano Operacional para seu negócio ou empresa, elaboramos uma lista com 6 passos básicos. Quer saber quais são? Então vamos lá!

Primeiro Passo: Layout, Disposição (Arranjo) e Espaço Físico

Mas o que o layout tem a ver com Plano Operacional? Tem tudo a ver! Por meio do layout, disposição (arranjo) e o espaço físico, você definirá como será a distribuição dos diversos setores ou departamentos da empresa, de como serão armazenados os recursos ou materiais e da disposição física das pessoas nos espaços disponíveis.

Dentro da filosofia Lean Thinking, por exemplo, procuramos tirar vantagem competitiva em relação aos nossos concorrentes. Isso se dá com a criação de processos enxutos sem desperdícios e, uma boa estratégia, é se concentrar em otimizar todos os recursos físicos como máquinas, espaço disponível, equipamentos, pessoas e sequência de produção.

ASPECTOS IMPORTANTES PARA CONSTRUÇÃO DE UM BOM LAYOUT

SEGURANÇA

Devemos criar um arranjo físico que leve em consideração a segurança dos envolvidos no processo (colaboradores, fornecedores e clientes).

ESPAÇO

O espaço físico custa caro. Um arranjo físico precisa ser eficiente e necessitar do menor espaço possível. Assim, além de economizar com aluguel, por exemplo, diminuímos as distâncias percorridas pelos colaboradores. Isso é considerado um dos desperdícios que o lean manufacturing busca eliminar.

Lembre-se sempre da importância de ter um ambiente bem dividido e organizado para o trabalho, adaptado para pessoas com necessidades especiais (caso seja necessário), garante maior eficiência, produtividade, agilidade, ou seja, traz maiores os benefícios para o negócio.

CLAREZA DO FLUXO

O fluxo deve ser claro e coerente, facilitando seu entendimento perante os envolvidos, para que possa fluir sem problemas e com eficiência.

FLEXIBILIDADE AO LONGO PRAZO

Por mais que o fluxo possa atender à nossa necessidade atual, o mundo está muito dinâmico e essa necessidade pode ser outra em um médio/longo prazo. Por isso, um layout que possa ser adaptado para necessidades futuras fará com que as empresas economizem dinheiro e ganhem tempo.

ACESSIBILIDADE

Pensar em acessibilidade é fundamental, tanto para pessoas, veículos, entrada de novas máquinas e equipamentos e até mesmo tecnologias. Um layout que dificulta a adaptação a qualquer um desses aspectos apenas nos fará perder tempo.

CONFORTO

Aqueles que atuam nos processos devem se sentir confortáveis para que possam se preocupar apenas com a execução perfeita de suas atividades.

EXTENSÃO

Quanto menor e mais enxuto melhor. Deve-se aproveitar os recursos com sabedoria e eficiência, para que se possa reduzir os desperdícios oriundos de layouts extensos e complexos.

ETAPAS PARA ELABORAÇÃO DE UM FLUXO:

ANÁLISE DO PROCESSO

Qual o volume e variedade de produtos serão fabricados? Devemos analisar estrategicamente quais resultados queremos obter atualmente, porém tendo uma visão de crescimento futuro, para que já possamos criar um layout que possa se adaptar a necessidades estratégicas que possam existir no médio/longo prazo.

ESCOLHA DO LAYOUT APROPRIADO

Dentre as opções existentes (algumas exemplificadas nesse artigo logo a seguir), escolher aquela que atende melhor sua necessidade e que reflita os recursos disponíveis hoje pela organização (temos o espaço, conhecimento, pessoas, máquinas, etc. para esse tipo de layout?).

PROJETO DETALHADO

Faça um projeto detalhado do Layout, utilize softwares como o Autocad ou simuladores como o FlexSim para diminuir a chance de erro. Reúna pessoas que irão operacionalizar esse arranjo e faça um Brainstorming de possíveis riscos e oportunidades para cada sugestão de Layout. Busque entender os cenários sob diferentes perspectivas, necessidades e situações para que não sejam pegos de surpresa durante a operação.

Dica: Para Saber Quais são os tipos de Layout que você poderá escolher em seu caso clique aqui.

Portanto, um bom arranjo físico traz uma série de benefícios, como:

• aumento da produtividade;

• diminuição do desperdício e do retrabalho;

• maior facilidade na localização dos produtos pelos clientes na área de vendas;

• melhoria na comunicação entre os setores e as pessoas.

Atenção: Ficou ainda com dúvidas ou quer uma ajuda especializada para criarmos o Plano Operacional ou a análise do layout para seu negócio ou empresa? Consulte um de nossos especialistas. Deixe seu e-mail e telefone que logo um de nossos profissionais entrará em contato com você.

Segundo Passo: Capacidades Produtiva / Comercial / Serviço

Além do layout físico, outro passo importante é estimar a capacidade instalada da empresa, isto é, o quanto seu negócio ou sua empresa podem produzir ou quantos clientes podem ser atendidos com a estrutura existente. Com isso, é possível diminuir a ociosidade e o desperdício. Mas aí cabem algumas importantes considerações:

A) Seja realista: Não adianta inventar. Considere na projeção do volume de produção, de vendas, mão de obra ou de serviços o que você ou sua empresa podem realmente fazer. Leve em conta o tipo de produto ou serviço, as suas instalações e equipamentos, sua disponibilidade financeira, o fornecimento de matérias primas e/ou mercadorias, a disponibilidade dos seus serviços prestados e o tamanho do mercado nesta projeção.

B) Leve em conta, também, a sazonalidade, isto é, as oscilações do mercado, em função daquilo que irá oferecer, produzir ou revender. Lembre-se que não é porque um produto ou serviço venderam muito no verão que terá o mesmo percentual de vendas no inverno, por exemplo. Ou Por que um serviço para uma determinada região ou classe social terá a mesma demanda que para outra região ou classe. A atenção neste quesito é fundamental.

Terceiro Passo: Processos Operacionais

O terceiro passo trata de qual é o papel de sua empresa ou negócio e de como ele irá funcionar. Pense em como serão feitas as várias atividades de sua empresa ou negócio, descrevendo, etapa por etapa, como será a fabricação dos produtos, a venda de mercadorias, a prestação dos serviços e até mesmo as rotinas administrativas. Estabeleça metas e métricas para saber se as atividades estão sendo cumpridas dentro de prazos estabelecidos. Essas métricas poderão ser medidas através de Indicadores de Desempenho.

Dica: Não sabe como criar ou analisar Indicadores de desempenho, então clique aqui (ou aguarde pelo nosso próximo artigo em que entrevistaremos um especialista da área).

Identifique os trabalhos que serão realizados e quem serão os responsáveis. Caso deseje, você mesmo poderá elaborar um roteiro com essas informações.

Quarto Passo: Necessidade de Pessoal

Faça a projeção do pessoal necessário para o funcionamento do negócio. Você pode incluir o(s) sócio(s), os familiares (se for o caso) e as pessoas a serem contratadas

“Lembre-se de verificar a disponibilidade de mão-de-obra qualificada na região, mas se não for esse o caso, não deixe de investir no treinamento de sua equipe;”

(Fonte: como elaborar um plano de negócios – SEBRAE.

O importante é sempre lembrar que seus colaboradores (ou funcionários) deverão sempre trabalhar em equipe, como um verdadeiro time. Faça Brainstorms regulares com sua equipe. Escute sempre as ideias, os problemas e as dúvidas. Elogie sempre que possível, tanto individualmente quanto em grupo. Dê feedbacks sinceros a todos os membros da equipe para que todos saibam como está sendo sua evolução profissional na empresa. Utilize a abordagem do Design Thinking sempre que possível.

Importante: Design Thinking é o termo utilizado para se referir ao processo de pensamento crítico e criativo, possibilitando a organização de ideias de modo a estimular tomadas de decisão e a busca por conhecimento.

Quinto Passo – Estabeleça Objetivos

Estabelecer objetivos claros e bem definidos aumenta as chances de sucesso da empresa. Deixe claro para sua equipe aonde você quer chegar e a importância que a equipe tem para alcançar esse objetivo.

Descreva aos colaboradores as metas necessárias para atingir esses objetivos e exponha isso de forma que todos entendam a importância da participação de cada um de forma produtiva.

Incentive e encoraje os colaboradores a expressar suas ideias, fazendo com que todos se sintam parte do processo.

Sexto passo – Utilize Ferramentas Apropriadas

Ótimo, agora que você aprendeu quais são os passos necessários para a criação de um Plano Operacional, como deverá fazer isso de forma prática? É justamente sobre isso que esse último passo tratará.

A utilização de ferramentas e metodologias apropriadas é fundamental para você colocar seu Plano Operacional em ação. O mercado oferece várias ferramentas e metodologias necessárias para você começar a produzir seu Plano Operacional.

Importante: Lembre-se que você poderá usar uma ou mais ferramentas para planejar, criar e executar seu planejamento operacional.

Vamos destacar as principais características de algumas delas:

Análise SWOT

Análise SWOT é uma abreviação das palavras em inglês strengths, weaknesses, opportunities e threats, que significam em português: Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças.

A função dessa análise é avaliar os ambientes interno e externo da empresa, criando estratégias que otimizam o desempenho no mercado em que atua. Depois deverão ser analisadas também as oportunidades e as ameaças (fatores externos) que porventura possam ocorrer. Quando falamos de ambiente interno, conduzimos as atividades dentro da própria empresa/departamento e consideramos os processos existentes. Com relação às Forças e Fraquezas consideramos os fatores atuais (o hoje), por exemplo: recursos, experiências, conhecimentos, habilidades, competências. Já no ambiente externo vemos questões fora da empresa, que fogem ao nosso controle. Aqui se encaixam as Oportunidades e Ameaças futuras.

5W2H

5W2H é uma ferramenta administrativa de planejamento e registro de ações a serem realizadas pela empresa. Ele abrange as principais decisões que um gestor precisa tomar na hora de planejar um plano de ação. Por exemplo, ao criar uma planilha 5W2H das ações do seu planejamento operacional você terá documentado cada parte do processo, quanto irá gastar, quem será o responsável, tempo gasto etc.

Ainda não entendeu muito bem? Não tem problema. Vamos explicar melhor.

O 5W2H é uma sigla para: What? (O quê?), When? (Quando?), Who? (Quem?), Where? (Onde?), Why? (Por quê?), How? (Como?) e How much? (Quanto custa?)

Ou seja, para cada plano de ação, ou para cada ação realizada pela sua equipe, você deverá responder a essas sete perguntas.

What? (O quê?)

O que é a ação que deve ser realizada? Aqui deverão ser detalhados os objetivos e tudo o que deverá ser feito para que os objetivos possam ser alcançados.

When? (Quando?)

Quando a ação deve ser realizada? Quanto tempo ela durará? Aqui serão estipulados prazos, períodos e datas para cada entrega, individualmente ou em equipe.

Um Planejamento Operacional não será efetivo se cada meta não estiver posicionada em um período estipulado, dando início e fim para cada tarefa.

Who? (Quem?)

Assim como todo avião precisa de um piloto, assim toda meta precisará de um responsável por ela. Mesmo no caso de mais de um responsável, é necessário que cada etapa tenha pelo menos um responsável definido. Assim, no campo “who?” você deverá identificar os responsáveis por cada ação.

Where? (Onde?)

O campo “onde?” não determina apenas o local específico em que as ações acontecerão, mas também quais ferramentas serão necessárias para a realização das ações (equipamentos, maquinário etc.). Após essa definição é possível usar orçamentos e cronogramas definidos para cumprimento das ações.

Why? (Por quê?)

Dá o sentido de aquilo existir. Por que vamos realizar essa ação? Por que ela é importante? Sabendo exatamente quais são as funções de cada procedimento, as pessoas ficarão motivadas a cumpri-los, aumentando a produtividade dos envolvidos.

How? (Como?)

Aqui serão detalhadas as tarefas envolvidas no processo. Se for necessário, poderão ser criadas Instruções de Trabalho (ITs) e Checklists para ajudar no processo.

Importante: ITs são documentos escritos de maneira clara explicando em detalhes o passo a passo do que deve ser feito e qual é o prazo determinado. Já os Checklists são listas com tudo o que deve ser feito para o bom andamento de um processo.

How much? (Quanto custa?)

Neste passo estarão estipulados todos os gastos e investimentos utilizados no Plano Operacional em questão. Isso inclui as previsões de custos com recursos, equipamentos, materiais, pessoas e por ventura mão de obra terceirizada.

Dica: É aconselhável ter pelo menos três orçamentos antes de comprar matérias-primas de algum fornecedor.

Mapas Mentais

Um mapa mental é um diagrama elaborado para representar ideias, tarefas ou outros conceitos que se encontram relacionados com uma palavra-chave ou uma ideia central, e cujas informações relacionadas em si são difundidas em seu redor. A sua principal função é geração, visualização e classificação sistemática das ideias, pelo que serve de ajuda para o estudo, a organização de informações, a tomada de decisões e a escrita.

Um mapa mental basicamente é um resumo com diversidade de cores e símbolos, além de setas e frases. Tudo isso a fim de organizar uma ideia ou estudo e tornar a associação mais fácil de entender.

Num mapa mental, os elementos são incluídos de forma instintiva de acordo com a importância dos conceitos, embora se organizem nos grupos, nas linhas ou nas áreas.

Para elaborar um mapa mental, é recomendado utilizar um mínimo de palavras e iniciar a tarefa sempre no centro da folha, onde então se coloca a ideia central.

Importante: Quer saber mais a fundo sobre mapas mentais? Então clique aqui.

Canvas

Você com certeza já deve ter visto a figura acima. O chamado Business Model Canvas (ou apenas Canvas) é um modelo de plano de negócios que se tornou muito famoso nos últimos tempos, especialmente por oferecer uma forma diferenciada de descrever os objetivos da empresa. É também considerada uma ferramenta que pode ajudar em determinados aspectos do gerenciamento de um determinado negócio ou Procedimento Operacional. Diferente dos planos de negócios mais convencionais, o Canvas é um quadro que transformam as informações em algo mais visual. O quadro acaba sendo dividido em algumas áreas, e em cada uma delas é possível colocar determinados itens que ajudam a entender o todo. Basicamente, o Canvas é um diagrama que mostra como a empresa cria valor para si e para os clientes.

Lean Startup e MVP

O movimento Lean startup chegou para questionar o modelo de plano de negócios tradicional, que seria basicamente um longo texto descrevendo a oportunidade, o problema que o negócio resolverá e a solução proposta pela empresa que nascerá, incluindo as projeções de receita, lucro e fluxo de caixa para os cinco anos seguintes. Mas com o advento tecnologia, da internet e da capacidade de grandes soluções e ideias inovadoras nos últimos anos, o modelo tradicional acaba sendo um problema ao invés de solução. Então como resolver isso? É aí que o movimento Lean Startup entra.

O que é Lean Startup?

A palavra lean pode ser traduzida como “enxuta”, então, Lean startup significa, numa tradução livre, startup enxuta. Esse conceito, no universo da administração, envolve um trabalho de identificação e eliminação de desperdícios nos processos e está muito atrelado ao ambiente de startups de tecnologia.

A metodologia Lean Startup apresenta ao empreendedor alguns novos conceitos, como o MVP, a ideia de pivot e métodos mais ágeis de interação com clientes.

Como usar a metodologia Lean Startup?

Essa metodologia pode ajudar muito o empreendedor a desenvolver e lançar novos serviços ou produtos no mercado. De acordo com Steve Blank, professor associado da Stanford University, o método Lean Startup está apoiado em três importantes pilares:

Em primeiro lugar, o empreendedor deve estar ciente de que antes de lançar seu produto – mesmo que tenha feito muita pesquisa – não tem nada além de hipóteses que precisa comprovar. Então, em vez de consolidar um longo relatório – o Plano de Negócios – a metodologia propõe que o empreendedor use uma ferramenta chamada Canvas para montar o seu modelo de negócio.
Em segundo lugar, o empreendedor deve testar as suas hipóteses com a abordagem chamada de “desenvolvimento com clientes”, ou customer development. Isso significa que a empresa conversará com potenciais usuários, compradores e parceiros para pegar sua opinião sobre todo e qualquer elemento do modelo de negócios, incluindo características do produto, preços, canais de distribuição e estratégias econômicas de aquisição de clientes. Para fazer isso, o empreendedor deve montra um MVP (descrito mais baixo).
Em terceiro e último lugar, a startup enxuta adota o chamado “desenvolvimento ágil”, que anda de mãos dadas com o desenvolvimento com o cliente. No desenvolvimento ágil, não há perda de tempo ou de recursos, pois o produto é desenvolvido de forma iterativa e incremental.

Enfim, tudo gira em torno de interação com o cliente, testes parta validar hipóteses e melhorias ao longo do processo – tudo isso antes de lançar definitivamente seu produto.

MVP: O que é?

Não adianta nada um empreendedor que optar ao usar a metodologia Lean Startup não utilizar o conceito fundamental de um MVP. Mas o que seria isso?

Um MVP (Minimum Viable Product”, ou “Produto Mínimo Viável”) é como uma versão beta de um produto, desenvolvida de forma ágil e econômica para ser apresentada ao seu público-alvo e receber feedbacks. Trata-se de uma excelente ferramenta para obter informações sobre o seu mercado e validar premissas antes de investir no lançamento de novos produtos ou serviços. Ou seja, o MVP é o seu instrumento de teste. Ele vai te ajudar a antecipar problemas ou até redefinir a estratégia do seu negócio. A seguir, alguns pontos para te ajudar a fazer o seu MVP:

Formule hipóteses para validar: O grande objetivo de desenvolver um MVP é justamente validar premissas sobre o mercado antes de investir em um produto e lançá-lo, então, antes de pensar sobre como será o seu MVP, que tal pensar sobre o que você quer aprender com ele e formular hipóteses claras?
Entenda o seu mercado: Se aprofunde nos indicadores macro e micro do seu público, tenha um perfil ideal de cliente claramente definido, entenda o contexto em que sua empresa está inserida, descubra quem são os seus possíveis concorrentes e quais soluções estão ofertando.
Defina indicadores e estabeleça métricas: a partir dos dados coletados em sua pesquisa prévia, defina quais indicadores e métricas você vai utilizar para avaliar o desempenho do seu MVP a partir da interação com o seu público-alvo.

Dica: Clique aqui para conhecer mais sobre Indicadores de desempenho.

Pense nas aplicabilidades do seu MVP: o MVP precisa encontrar um equilíbrio entre os recursos investidos para o seu desenvolvimento, o tempo dispensado na sua realização e a forma como a proposta de valor do produto será apresentada para o cliente.
Não desista: Isso mesmo, não desista! Embora elaborar um MVP não seja uma tarefa tão simples, o investimento valerá a pena se você conseguir validar suas hipóteses através de resultados de diferentes modificações, tentativas, interações e erros. Leve em conta a grande economia que você terá feito ao não investir seus recursos, tempo e dinheiro em talvez um produto sem mercado!
·Não tenha medo de errar: Posso cometer erros? Sim! O MVP é justamente para isso. É nesse momento que o empreendedor poderá errar e encontrar soluções para seus erros, sempre com o objetivo de melhorar seu produto ou serviço final para que se destaque no mercado e faça sucesso com seu público alvo.

Dica: Quer aprender a definir seu Público Alvo. Então leia este artigo!

Apesar de não existir uma fórmula garantida de sucesso para uma empresa que vai lançar um novo produto, o método Lean Startup pode ser muito útil para o seu negócio. Ele te ajuda a ter agilidade para testar sua ideia com seu público alvo de uma forma mais rápida e econômica. E lembre-se, quanto mais você testar, melhor serão suas chances!

Ciclo PDCA

É um método de gestão de quatro passos, utilizado para o controle e melhoria contínua de processos. É uma ferramenta baseada na repetição, aplicada sucessivamente nos processos buscando a melhoria de forma continuada para garantir o alcance das metas necessárias.

P: do verbo “Plan”, ou planejar.
D: do verbo “Do”, fazer ou executar.
C: do verbo “Check”, checar, analisar ou verificar.
A: do verbo “Action”, agir de forma a corrigir eventuais erros ou falhas.

Melhores Práticas

O Processo de Melhores Práticas incentiva a procura pelas ideias e soluções para encontrar as melhores alternativas para os processos que fazemos dentro de uma rotina. Ainda que a rotina seja feita dentro de um processo, os problemas que acontecem exigem, muitas vezes, que o próprio departamento encontre alternativas eficazes para a execução dos processos. E essas novas alternativas resolvem os gargalos e os problemas na empresa deixando o trabalho mais seguro, rápido, com qualidade, custo menor e resultado sustentável.

Importante: Mas quais são essas as melhores práticas? Então não perca nosso próximo artigo, onde entrevistaremos um especialista em Gestão da Qualidade em TI onde trataremos desse e de outros assuntos relacionados às melhores práticas da Governança Corporativa.

Até mais!